Privacyverklaring
ContainerBooking is een dienst van Sea & Shore Services B.V. In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken als u containerbooking.com, ons klantportaal, offerte- en boekingsaanvragen en onze e-mailafhandeling gebruikt; waarom wij dat doen; en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk
Sea & Shore Services B.V., Westfrankelandsedijk 1, 3115 HG Schiedam, KvK 50625101, btw NL822843821B02, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Vragen over privacy: [email protected] of +31 6 19926666.
2. Wat wij verwerken en waarom
| Doel | Persoonsgegevens | Grondslag (AVG) |
|---|---|---|
| Uw account in het klantportaal | Naam, e-mailadres, link naar profielfoto en account-ID van Google of Microsoft, als u daarmee inlogt | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Offerte- en boekingsaanvragen | Naam, e-mailadres, bedrijf, route, data, ladinggegevens, ophaal- en afleveradres, opmerkingen, en het moment waarop u onze voorwaarden accepteerde | Stappen vóór een overeenkomst en uitvoering ervan (art. 6 lid 1 sub b) |
| Uitvoeren van zendingen | Zendinggegevens, contactgegevens, berichten en documenten die u uploadt (zoals handelsfacturen en paklijsten, met mogelijk gegevens van verladers en ontvangers) | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b); wettelijke verplichtingen zoals douane- en belastingregels (art. 6 lid 1 sub c) |
| Facturatie en administratie | Naam, bedrijf, adres, factuur- en betaalgegevens | Wettelijke verplichting uit de belastingwetgeving (art. 6 lid 1 sub c) |
| E-mailcontact | E-mailadres, naam, inhoud van berichten en bijlagen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b); ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden (art. 6 lid 1 sub f) |
| Beveiliging en voorkomen van misbruik | IP-adres in de logboeken van onze hostingpartij; een eenrichtings-gecodeerde versie van het IP-adres om het aantal verzoeken te beperken | Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, beschikbare dienst (art. 6 lid 1 sub f) |
| Websitestatistieken, alleen nadat u op “Accepteren” klikt | Een willekeurige bezoekers-ID, bezochte pagina's, stappen in de offerte- en boekingsformulieren, de website waar u vandaan kwam en campagnecodes (utm). Alleen gekoppeld aan uw klantaccount als u daarvoor toestemming gaf. | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a). U kunt die altijd intrekken via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. |
Wij gebruiken geen Google Analytics, geen advertentiecookies en geen tracking door andere bedrijven.
De meeste gegevens krijgen wij van u. Wij ontvangen ook gegevens van anderen, bijvoorbeeld contactgegevens van verladers, ontvangers en notify-partijen van onze klanten en partners, en zendinginformatie van vervoerders, terminals en overheden.
U bent niet verplicht ons gegevens te geven. Maar zonder uw naam, e-mailadres en zendinggegevens kunnen wij uw aanvraag niet beantwoorden of een zending niet uitvoeren, en sommige gegevens, bijvoorbeeld voor de douane en facturen, zijn wettelijk verplicht.
3. Hulp van AI
Wij gebruiken AI-diensten bij het afhandelen van e-mails en documenten: ze lezen binnenkomende berichten en bijlagen, halen zendinggegevens eruit en bereiden antwoorden voor. In onze software voor medewerkers is dat OpenAI; in onze boekingsassistent is dat Anthropic (Claude). Prijzen op de website worden met een vaste formule uit onze tarieven berekend, niet door AI. Een medewerker controleert elke offerte, boekingsbevestiging en factuur voordat die wordt verstuurd. Eenvoudige serviceberichten (bijvoorbeeld dat wij uw aanvraag hebben ontvangen, of een herinnering over ontbrekende documenten) kunnen automatisch worden verstuurd. Er worden geen besluiten met rechtsgevolgen voor u uitsluitend geautomatiseerd genomen (art. 22 AVG).
4. Wie uw gegevens ontvangt
Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven.
| Ontvanger | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Google (Firebase / Google Cloud) | Inloggen, database, bestandsopslag, serverfuncties | Verenigde Staten |
| Cloudflare | Hosting van de website, domeinnamen, doorsturen van e-mail, bescherming tegen aanvallen | Wereldwijd netwerk; bedrijf in de Verenigde Staten |
| Google (Gmail) | Ontvangen en versturen van onze e-mail | Verenigde Staten |
| Microsoft (Microsoft 365) | Zakelijke e-mail van onze medewerkers | Bedrijf in de Verenigde Staten |
| Resend | Versturen van meldingsmails aan onze medewerkers | Verenigde Staten |
| OpenAI | AI-hulp in onze software voor medewerkers | Verenigde Staten |
| Anthropic | AI-hulp in onze boekingsassistent | Verenigde Staten |
| De leverancier van ons transportmanagementsysteem | Beheer van boekingen, zendingen en facturen | Binnen de EU, of met de waarborgen uit hoofdstuk 5 |
| mijn.host | Domeinregistratie en e-mail voor containerboeken.nl | Nederland |
| Google en Microsoft | Inloggen, alleen als u daarvoor kiest | Hun eigen privacyverklaringen gelden |
| Vervoerders, rederijen, truckers, terminals, douane-agenten en agenten in het buitenland | Uitvoeren van uw zending | Wereldwijd, afhankelijk van de route |
| Overheden zoals de douane en de Belastingdienst | Als de wet dat vereist | Nederland en de EU |
Partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, mogen die alleen voor onze doelen gebruiken. Met hen hebben wij verwerkersovereenkomsten (art. 28 AVG); bij de meeste partijen maken die deel uit van hun standaard zakelijke voorwaarden.
5. Gegevens buiten de Europese Unie
Onze database, bestanden en serverfuncties draaien in datacenters van Google in de Verenigde Staten (databaseregio nam5, bestandsopslag US-EAST1, functies us-central1). Ook enkele andere partijen hierboven zijn in de Verenigde Staten gevestigd. Deze doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework als de partij daarvoor gecertificeerd is, en anders op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die deel uitmaken van de verwerkersovereenkomst met die partij. Een kopie van deze waarborgen kunt u bij ons opvragen via [email protected].
6. Hoe lang wij gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Websitestatistieken | 13 maanden, daarna automatisch verwijderd. Dagtotalen zonder persoonsgegevens bewaren wij langer. |
| Boekingen en boekingsaanvragen | 7 jaar na het einde van het jaar van de laatste activiteit. Daarna verwijderen wij de persoonsgegevens en bewaren wij alleen anonieme bedrijfsgegevens. |
| Offertes | Net als boekingen |
| Facturen en de administratie daarachter | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht in het belastingrecht) |
| Geüploade documenten | 7 jaar na de zending, daarna verwijderd |
| Account in het klantportaal | Zolang het account bestaat. Op verzoek sluiten wij het, behalve gegevens die wij wettelijk moeten bewaren. |
| 7 jaar na het einde van het jaar van het laatste bericht over dezelfde boeking of vraag, daarna verwijderd | |
| Beveiligingsgegevens (eenrichtings-gecodeerd IP-adres) | Automatisch verwijderd, meestal binnen een dag |
| Technische logboeken met IP-adressen bij onze hostingpartijen | Google Cloud: 30 dagen. Cloudflare: volgens zijn eigen privacybeleid. |
| Back-ups van onze boekingsassistent | 14 dagen |
7. Beveiliging
Wij beschermen uw gegevens onder andere met: toegang per rol, versleutelde verbindingen, verplichte bevestiging van het e-mailadres vóór een boeking, controle van de afzender voordat wij op een e-mail handelen, limieten op openbare functies, een virusscan van geüploade documenten en beveiligingsheaders op de website.
8. Uw rechten
- Uw persoonsgegevens inzien.
- Onjuiste gegevens laten verbeteren.
- Gegevens laten verwijderen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.
- Het gebruik van uw gegevens laten beperken.
- Uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen (dataportabiliteit).
- Bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
- Uw toestemming voor statistieken altijd intrekken via “Cookie-instellingen”.
Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen een maand en kunnen u vragen te bevestigen wie u bent. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Cookies en opslag in uw browser
In onze cookieverklaring leest u wat de website in uw browser opslaat.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De versiedatum bovenaan laat zien welke versie u leest.